I. ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Empresa: ARQ PROJECT S.A.S
Nit: 900422831-1.
Dirección: Calle 12 # 12-37 Local 2ª Edificio Axxis. Santa Rosa De Cabal -Risaralda
Teléfono: +57 (606) 3651854
Celular: +57 323 3082444
Correo: Dcomercial@constructoraarq.com

II. ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE ESTA POLÍTICA?

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, captación, grabación, transmisión, transferencia, conservación de los datos personales tratados por la ARQ PROJECT S.A.S, en cumplimiento de lo dispuesto la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, la Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”, el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, Compilado en el Capítulo 25 del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 en sus Capítulos 25 y 26.

III. ¿A QUÉ DATOS APLICA ESTA POLÍTICA?

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de la empresa ARQ PROJECT S.A.S, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y es responsable de su administración y uso.

IV. ¿QUÉ TRATAMIENTO SE LE DARÁ A LOS DATOS Y CUÁL ES LA
FINALIDAD DE DICHO TRATAMIENTO?

ARQ PROJECT S.A.S, en desarrollo de su objeto social, realiza el Tratamiento de Datos Personales de sus colaboradores, proveedores y clientes, así como de cualquier otra persona natural de la cual obtenga o trate información personal.
La recolección de datos personales por parte de ARQ PROJECT S.A.S se limitará a aquellos datos que sean pertinentes para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos. No se recolectarán datos personales sin autorización del Titular, (salvo en los casos expresamente previstos en la Ley), ni se utilizarán medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.

El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:

a) Datos personales de empleados y ex empleados: Sus datos serán tratados para realizar actividades relacionadas con el objeto social de la empresa; verificación de la información entregada durante su proceso de vinculación; cumplimiento de las obligaciones laborales, tales como pago de nómina, aportes y reportes al sistema general de seguridad social en salud, pensiones y riesgos laborales; atención de consultas, peticiones, solicitudes y reclamos; cumplimiento de normas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, realización de actividades de mercadeo, promoción o publicidad; desarrollo de las actividades de la empresa con sus empleados, tales como capacitaciones, otorgamiento de créditos, actividades de recreación, envío de comunicaciones corporativas; realización de alianzas comerciales que generen valor agregado para los empleados y demás actividades que se requieran en el normal desarrollo de la empresa y el cumplimiento de las normas, reglamentos y actividades con sus empleados.

En caso de recolección de datos sensibles de los empleados y ex empleados, los mismos serán tratados para:

i) garantizar el cumplimiento de normas del derecho laboral y la seguridad social

ii) control de ingreso y salida de las instalaciones de la empresa, iii) controlar la jornada laboral de los empleados de la empresa

iv) controlar la asistencia a eventos y/o capacitaciones organizados por la empresa. En caso de recolección de datos personales de niños, niñas o adolescentes que se encuentren a cargo del empleado o ex empleado, los mismos serán tratados para la realización de eventos recreativos o familiares por parte de La empresa que involucren dichos menores de edad, siempre y cuando dicho tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012.

b) Datos personales de Proveedores: Sus datos serán tratados para realizar actividades relacionadas con el objeto social de la empresa, cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales tales como facturación, reportes de pagos o que por ley o por políticas internas se tiene la obligación de realizar; para la atención de consultas, peticiones y/o solicitudes; para iniciar y/o atender acciones y/o reclamos para el mantenimiento y desarrollo de la relación comercial; para cumplir con las normas de conocimiento del proveedor exigidas por el sistema financiero y las normas de prevención del lavado de activos y financiación del
terrorismo; para realizar auditorías, enviar invitaciones, para participar en procesos de contratación, para solicitar cotizaciones y/o información sobre productos y servicios; para intercambiar con terceros a nivel nacional y/o corroborar los datos suministrados a terceros; para verificar deudas con el estado; para indagar sobre sus bienes.

c) Datos personales de Clientes y Potenciales Clientes: Sus datos serán tratados para realizar actividades relacionadas con el objeto social de la empresa, cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales tales como facturación, reportes de pagos o que por ley o por políticas internas se tiene la obligación de realizar; Para la atención de consultas, peticiones y/o solicitudes; Para iniciar y/o atender acciones y/o reclamos; Para el mantenimiento y desarrollo de la relación comercial; Para llevar a cabo actividades de Mercadeo, promoción o publicidad; realizar actividades de inteligencia de Mercados, evaluar hábitos de consumo, realizar encuestas, enviar Mensajes de Texto o correos electrónicos con fines publicitarios, realizar campañas de fidelización, realizar alianzas comerciales para generar valores agregados, dar a conocer noticias e información de los productos y/o servicios; Para acceder a centrales de riesgo para conocer los estados financieros y realizar los respectivos reportes a dichas centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial; Para cumplir con las normas de conocimiento del cliente exigidas por el sistema financiero y las normas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo; Para verificar deudas con el estado; Para indagar sobre sus bienes y/o capacidad de pago; Para realizar auditorías, mediciones y para enviar invitaciones.

V. ¿QUÉ TRATAMIENTO SE LE DARÁ A LOS DATOS SENSIBLES?

Por regla general, ARQ PROJECT S.A.S, no solicitará información relativa, entre otros aspectos, a: el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

No obstante lo anterior, en el caso excepcional de llegar a recolectar datos sensibles, ARQ PROYECT S.A.S solo podrá hacer uso de los mismos cuando:

a. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las
debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro
organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o
sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas
que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

VI. ¿QUÉ DERECHOS TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS
PERSONALES?

Los Titulares de los datos personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012 tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VII. ¿CÓMO PUEDEN LOS TITULARES DE LOS DATOS, EJERCER SUS
DERECHOS?

ARQ PROJECT S.A.S garantizará el efectivo ejercicio de los derechos de consulta, reclamo, supresión o revocatoria de los datos personales a sus titulares, para lo cual, ha puesto a disposición el correo electrónico: Dcomercial@constructoraarq.com al cual los titulares de datos personales deberán dirigir sus solicitudes, con asunto: CONSULTA / RECLAMO
/SUPRESIÓN/ REVOCATORIA HABEAS DATA, según sea el caso.
Para la radicación y atención de solicitudes, deberá suministrarse la siguiente información:
– Nombre completo y apellidos.
– Número de identificación.
– Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
– Medios para recibir respuesta a su solicitud.
– Motivos / hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir acceder a la información).

1.1. Procedimiento para garantizar la consulta del titular de los datos
recolectados.

ARQ PROJECT S.A.S atenderá las consultas realizadas por los titulares de datos personales, a través de los medios dispuestos para el efecto, en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, informará al interesado los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1.2. Procedimiento para garantizar el reclamo del titular.

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de ARQ PROJECT S.A.S, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo a la empresa, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
i) El reclamo se formulará mediante solicitud al correo electrónico indicado, con el asunto “RECLAMO HABEAS DATA”. Si el reclamo resulta incompleto, ARQ PROJECT S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
ii) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
iii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
iv) El Titular podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y
Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante
el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

1.3. Procedimiento para garantizar la supresión total o parcial de los datos recolectados y/o la revocatoria de la autorización de tratamiento de datos personales.

Los Titulares podrán en todo momento solicitar a ARQ PROJECT S.A.S la supresión de los datos personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el Procedimiento anteriormente indicado.

Si vencido el término legal respectivo, ARQ PROJECT S.A.S no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

VIII. ¿ESTA POLÍTICA PUEDE CAMBIAR?

ARQ PROJECT S.A.S, se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será comunicado a los titulares de los datos a través de los medios de contacto destinados para tal fin.

IX. ¿DESDE CUÁNDO Y HASTA CUÁNDO ESTARÁ VIGENTE ÉSTA POLÍTICA?

La Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del momento de su publicación. Los Datos Personales que sean objeto de tratamiento permanecerán en las bases de datos de ARQ PROJECT S.A.S durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades descritas en la presente Política, o para que la empresa pueda garantizar el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.